タスク管理の驚くべき効果とは？

2017年10月20日

事業所紹介

頭痛・首肩腰痛に悩む事務局の上田です…
慢性的なストレスは身体に表れますので、おそらくストレスが溜まっているのでしょう…

さて、EXP立川（就労移行支援事業所）では、障害者就労で成功を収めている先輩からの講座を定期的に開催しています。このブログでも度々登場している『小鳥遊先輩』の成功のポイントは、ここだけの話ですが、『タスク管理』の手法を取り入れているところがミソなんです。
本当にここだけの話ですが、今回は、タスク管理の方法について少し紹介したいと思います。

タスク管理で有名な人は、デビッド・アレンさんです。
デビッド・アレンさんは『GTD』というストレスフリーの仕事術を提唱されています。
GTDとは、グレート・ティーチャー・デビッドの略です。（嘘です）
Getting Things Done：仕事を成し遂げる技術の略です。（本当です）

＜障害者就労の先輩である小鳥遊先輩ってどんな人？＞
GTDによるタスク管理の手法をお伝えする前に、小鳥遊先輩とタスク管理の出会いについて少し話をさせて下さい。ここだけの話ですが…
小鳥遊先輩には発達障害があります。ADHDの不注意優勢型です。
不注意というくらいなので、注意を一定程度保つことが難しい特徴を持っていらっしゃいます。
子どもの頃はさほど気にならなかったようですが、大人になり、社会人になって仕事をしていくうちに、仕事の『抜け・漏れ・忘れ』が顕著になってきたそうです。

あまりの失敗の多さに自己肯定感が低下し続け、ある日『喫茶店でオーダーしたアイスコーヒーが間違いなく自分の席に届いた』という当たり前の出来事にも感動を覚えたそうです。つまり、その仕事を確実に遂行できるウェイトレスに泣くほどの尊敬を覚えたということです。
そのような精神状態になると必ず『うつ病』を発症します。発達障害をもとに社会生活上の不具合が発生し、別のメンタルヘルス系の疾患を発症することを二次障害といいますが、小鳥遊先輩も例外なく二次障害を発症し、気づいたら「あ～死にたい…」と… 無意識に言葉が出ていたそうです…

＜うつ病を治す？発達障害はどうする？＞
このような場合、うつ病の治療をすることも大切なのですが、原因の根本は発達障害なわけですから、発達障害そのものの解決を図らなければなりません。
ある日、小鳥遊先輩は自身の抱える課題を全部紙に書き出してみたそうです。すると、頭の中が少し晴れたような気分になったそうです。さらに課題を細かく分解して、その課題をいつまでにやるのか、どこまで進んでいるのか、この課題は自分の手から離れているのか、このような作業をExcelの表に落とし込んでいったそうです。
すると、今まで散々苦労していた『抜け・漏れ・忘れ』がなくなり、『いつ忘れるのか分からない恐怖』に怯えることなく『安心して仕事を忘れられる』ようになったそうです。つまり、うつ病も発達障害もなくなってしまったわけです！

＜すごい発見とすごい使命感＞
後々、自身のやっていることが『タスク管理』で、デビット・アレンさんのGTDと酷似していることを知り、現在では、自分と同じような境遇の人たちにタスク管理を広めていきたいと考えておられるのです！
小鳥遊先輩は現在、リアル・ストレスフリー、リアル・ライフハック、リアル・ワークライフバランスです！

ふぅ～… 気合を入れて書き込んだので力が入ってしまいました。では、ここからGTDのタスク管理の手法を少し紹介していきます。

GTDのタスク管理『５つのポイント』
①、収集：気になることを全て書き出す
②、処理：収集したタスクのゴールを決める。※2分以内に終わるのなら即終わらせる。
③、整理：処理されたタスクを自分のリストに振り分ける（ToDo・カレンダー・対応待ち）
④、実行：整理されたタスクをとにかくこなす
⑤、見直し：実行したタスクに印しをつける（完了フラグ・対応待ち・ToDo）
この５つの工程を踏んでいくだけで『水のように澄みきった心で頭空っぽに』なれるのです！
※『水のように澄みきった心で頭空っぽに』は小鳥遊先輩のブログタイトルです。

＜EXP立川のタスク管理講座で学ぶこと＞
EXPでは、タスク管理の基本中の基本である『①収集』『 ②処理』の方法について講座を用意しています。実際に上司から仕事を振られて、それをこなしていくという職業体験プログラムです。

通常、職場ではイカツイ顔した上司から『アバウトなタスク』が飛んできます。例えば「飲み会の店予約しといて～」とか…。ここで安易に「分かりました！」なんて答えてしまうと、しくじって、やっちまうわけです。チェーン店の居酒屋を予約して報告したら「接待なんだからさぁ… 普通さぁもっと良いところにするでしょ？なんで分かんないかなぁ…」みたいなことを言われてしまいます。
こんな時こそ『①収集』の出番なのですが、できない自分がバレたくないので反射的に「分かりました！」と言ってしまいますよねぇ。

そこで、EXPと小鳥遊先輩が共同開発した『タスクチェックシート』の出番です。
ここだけの話、タスクチェックシートに沿って質問しておけば、間違いは起こりません。

＜タスクチェックシート＞
★タスク：「飲み会の店予約しといて～」の件
・いつまでに？→　明日の10時までに
・どこで？→　西新宿の近辺で　　　　
・だれが？→　取引先の〇〇会社の〇〇営業部長
・なにを？→　新しい仕事をもらうための接待用で
・どのように？→　今まで使った店のリストがあるから
・終わったら次は？→　〇屋の羊羹も買っておいて

このように『①収集』がおおむね完了してしまうのです。ミスのしようがありませんよね！

『①収集』が終わったら、すぐに『②処理』に入ります。
『②処理』はタスクチェックシートの『どのように』の部分です。処理では、タスクのゴールを決めるわけですが、ゴールにたどり着くためのプロセス（階段）をつくるイメージで細分化します。
そこで、EXPと小鳥遊先輩が共同開発した『タスクの分解表』の出番です。
ここだけの話、タスクの分解表で細分化しておけば、抜け・漏れ・忘れは起こりません！

＜タスクの分解表＞
★タスク：「飲み会の店予約しといて～」の件
・１番目：今まで使った店のリストをもらう
・２番目：西新宿の近辺の店をピックアップする
・３番目：候補の店舗を２件に絞る
・４番目：コースの内容と金額をプリントアウトする
・５番目：上司に好みを聞きに行く
・６番目：予約をする
・７番目：予約確定の内容をプリントアウトする
・８番目：上司に完了報告に行く
・９番目：〇屋の羊羹を買いに行く
・ゴール：明日の朝礼時に上司へ羊羹を渡す
このように『②処理』がおおむね完了してしまうのです。ミスのしようがありませんね！

＜タスクチェックシート＆タスクの分解表を使ってみての感想＞

EXP立川でのタスク管理を使った職業体験プログラムを受けて頂いた方より感想を頂いております。
☆彡タスクチェックシートを使って、勇気を出して具体的に聴いてみることで、仕事を完了させるイメージがかなり上がりました！
☆彡タスクチェックシートを使うと、上司の目的やイメージしていることが分かりやすい！
☆彡たった３分このシートを使って聴き切るだけで、仕事の効率は飛躍的に上がりますね！
☆彡タスクの分解表は慣れるまで少し大変ですが、慣れてしまえば簡単です。
☆彡今までは、何から手をつけたらいいか… 不安ばかりが先行して先延ばしにするクセがあったのですが、タスクの分解表を使えば、何から手をつけてとりあえずここまではやろう！という気持ちになります！
☆彡確かにこの分解表を使えば、安心して忘れられますね！

EXP立川では、精神障害や発達障害による離職中から、改めて再就職を目指す人たちに向けた体験プログラムや事業所説明会・相談会を定期的に開催しています。また、このブログで紹介しました『タスク管理の職業体験プログラム』も、EXP立川の利用を検討している方に向けて開催していく予定です。下のロゴをクリックして、イベントの情報をチェックしてみてください！