アナログ版）タスク管理 ＆ スケジュール管理術
足首の骨折から徐々に回復しつつある本部事務局の上田です。
最近はもっぱら骨折のせいで運動できなくなり、再びデブ・コースを歩んでおり悩みつづけております。
今回は、タスクペディアのホームページよりご相談いただいた内容のアンサーブログとなります。
「アナログでタスク管理をするコツはありますか？」という趣旨のご相談をよくいただきますので、僭越ではございますがアナログ版タスク管理を４年間実践している先輩として、わたしの運用方法をお伝えしたいと思います。
１，使用するアナログツール
わたしが使用しているツールは iPad pro（12.9インチ）です。
秋葉原の中古ショップで7万円程で購入しました。
iPad を選んだ最大の理由は「 Apple Pencil の書き心地が素晴らしいから！」ということに１点です。
iPad ではノートアプリを使うことになりますが、わたしは『Noteshelf2』というアプリを使っております。
ノートアプリは基本的には有料ですが、手帳を買うくらいの値段で手帳よりも多機能ですので買って損はないと思います。
本当に色んな種類がありますので、紹介サイトや口コミを参考に自分に合うものを選ぶといいでしょう。
Apple Pencil が１万円程、ノートアプリが千円程なので、イニシャルコストは８～９万円ということになります。
２，オープンリスト
オープンリストは、直訳すると「開かれたリスト」です。
文字通り、オープンリストには項目を自由に追加できます。
例えば、思い付いた事柄や頼まれた仕事など、次々と上限なく書き込むことができるリストです。
買い物リストや頼まれた仕事のリストなど、私たちの普段作っているリストの多くはオープンリストの状態にあります。
引用：タスク管理大全 https://task-management-compilation.com/keywords_openlist/
わたしのオープンリストは、Excelで自作したものをPDFにしてノートシェルフに入れ込んで使用しています。
タスク管理界隈ではお馴染みのGTD®のセミナーに参加して、その考え方に基づいた自分専用のオープンリストを作った感じです。
GTD®は、５つのステップによって生産性と創造性を高めていきます。
❶ 把握する：気になっているものをすべて集めて把握する
❷ 見極める：把握したものを行動が必要かどうか見極める
❸ 整理する：見極めたものを適切な場所に整理（整頓）する
❹ 更新する：把握・見極め・整理の状態を最新の状態にする
❺ 選択する：実施できる状況や優先順位に合せて行動を選択する
※参考：GTD®公式ホームページ https://gtd-japan.jp/about
リストの上段は『インボックス』として活用しています。
インボックスとは、頭の中のモヤモヤ気になることをとりあえず入れておく箱で、❶把握する ために使用します。
わたしは３つの箱（① 生活の箱、② 仕事の箱、③ルーティンの箱（週・月））によって自分の脳ミソを把握しています。
※タスク管理の運用にあたっては『インボックス・ゼロ』の考え方がとても大切です。
リストの下段は『整理・整頓BOX』として活用しています。
・整理とは、必要と不要を見極めて、不要なものを取り除くこと
・整頓とは、必要なものを・必要なときに・必要な分だけ取り出しやすくカテゴライズすること
わたしは５つのカテゴリー（①２分以内に実行、②Next Action、③カレンダー、④人に任せる、⑤プロジェクト）をつくり、以下を指標に ❷見極めて、❸整理（整頓）する をおこないます。
① ２分以内に実行：２分以内に終わるタスクは早めに終わらせられるタスク
② Next Action：「次にとるべき具体的な行動」を決めて着手しやすくしたタスク
③ カレンダー：アポイント、約束事など、期日の決まっているタスク
④ 人に任せる：自分じゃなくてもできるタスク
⑤ プロジェクト：複数のタスクが複雑に織り交ざりそうな大がかりなタスク
３，週次レビュー
レビューとは、「一度決められた物事を、改めて調査したり検討したりすること」といわれています。
GTD®では、❹ 更新する の作業を「週に１回」するように学びます。
頭の中のモヤモヤ気になることを週に１回は外に出して、把握して、見極めて、整理・整頓して、スッキリさせた脳ミソで『クリエイティブな仕事』をしましょう。と学びます。
このような作業を『マインドスイープ』と呼んだりもします。「こころのお掃除」って響きが完璧ですね。
わたしは毎週金曜日に、先ほどの自作のオープンリストを使って『週次レビュー』しています。
でも毎週忘れずにできるかというと、そうでもなかったりします。忙しさを理由に『月次レビュー』になってしまうときもあります。
そんなときは決まって、生産性も創造性もダダ下がり状態です。
そしてその反省を踏まえて『週次レビュー』をして、生産性と創造性のある生活を取り戻すのです。
４，クローズドリスト
「クローズリスト（Closed List）」とは、マーク・フォスター著「マニャーナの法則」で登場する用語の一つです。
クローズドリストとも呼ばれます。
仕事は「ここまで！」と制限するラインが引かれたリスト。
一度クローズしたら、基本的にリストに新しい仕事の追加はできない。というのが鉄則です。
※引用：タスク管理大全 https://task-management-compilation.com/keywords_closedlist/
クローズドリストは、オープンリストで ❷見極めて、❸ 整理・整頓した項目をチェックして❺ 選択する をしていきます。
基本的には、『Next Action』に記載したタスクを持ってきます。※Next Actionとは？：次にとるべき具体的な行動のこと
その他、『カレンダー』に記載されている「期日の決まっているタスク」を持ってきます。
もう一つ、大切な考え方があります。
『マニャーナの法則』では、新しく発生した仕事は「明日やる」を基本とします。
そのためにもクローズドリストを使って今日のタスクは閉めておき、明日にまわしていくことになります。
わたしのクローズドリストは、オープンリスト同様、Excelで自作したものをPDFにしてノートシェルフに入れ込んで使用しています。
何度もリニューアルしながら自分にしっくりくる１日の過ごし方を模索して、自分専用のクローズドリストを作った感じです。
リストの右側から埋めていくイメージです。
右上の箱には、『２分以内に終わるタスク』を記載します。
その下の箱には、『Next Action（次にとるべき具体的な行動）』を記載します。
その下の箱には、『人に頼んだタスク』を記載します。
わたしは、この３つの箱のことを『基本Box』と呼んでいます。ビジネスマンとして最低限、押さえておかなければならない項目だからです。
さらにその下の箱には、『継続して取り組む自分にとって大切なルーティン』を記載します。
オープンリストの ❷見極める で ❸ 整理・整頓した『プロジェクト』に Next Action を定めて書き込みます。
この項目はとても大切ですが、残念ながら『基本Box』のタスクに撲殺される毎日です。
少しでもできたら自分を褒めたり労うために、何分間の作業ができたかを記載するようにしています。
そして右下の箱には、『横やりタスクのリスト』を記載します。
ここには、メール・SNS・電話、または上司等から直接依頼されて入ってきたタスクをとりあえず入れておく箱です。
マニャーナの法則やクローズドリストの考え方を知る前までは、「必要即応＝仕事のデキる人」だと間違った解釈をしていました。
今では、横やりに反射的に反応しないように、いったん箱に入れて、基準にそって見極めてから、やるか・やらないか・いつやるかを決めることにしました。
右側のリストがすべて埋まってから、それらを眺めて、オープンリストを眺めて、カレンダーを眺めて、「さて、どんな一日にしようかなぁ・・・」と、❺選択する の段階に入ります。
なるべく重要なタスクを ❺選択 しながら、左側の一日のスケジュールを決めていきます。
選択して決めたらクローズします。「もう、今日はコレだけ！」って自分で自分に誓いを立てるようなイメージです。
わたしは、クローズドリストを作るタイミングを『前日の夜』にしています。
明日すべきことが決まった状態で布団に入るというルーティンが整ったことで、睡眠障害が治ったという成功体験から皆さんにもおススメしているところです。
５，カレンダー
カレンダーは、年単位、月単位、週単位、日単位、の４つで考えるのが基本でしょう。
わたしの場合は『週単位』を基本としています。
月単位だとタスクの粒度が大きいものを記載することになるため、絶対に先送りにしてしまうからです。
日単位のものはクローズドリストで賄えているので大丈夫です。
使っているツールですが、SONYさんで無料配布しているデジタルペーパーをダウンロードさせていただいております。
※残念ながらSONYさんからの無料配布は今年で終了だそうです・・・
テンプレート ダウンロード | デジタルペーパー | デジタルペーパー | ソニー (sony.jp)
スケジュールへの記載方法は、オープンリストから持ってくること、クローズドリストの横やりタスクから持ってくること、この２つが基本になっています。
記載内容は、①時間、②タスク、③人、の３項目が基本です。
ただ、記憶力が壊滅的に悪いので、未来の自分へのメッセージ的なことも書いていたりもします。
６，「いつやるの？・・・今じゃないでしょ！」
タスク管理を人に教えるときにいつも伝えていることがあります。
タスク管理とは『やること管理』のことです。
やることを手をつけやすいように、次にとるべき具体的な行動へと粒度を下げたり、必要・不必要を見極めたり、忘れないように分かりやすくまとめたりするような作業が『やること管理』です。
やることの全貌が分かった後、ようやくスケジュール管理に移行します。
スケジュール管理とは『いつやる管理』のことです。
やること管理帳にアクセスして「いつやろうかなぁ・・・」と選び抜いていくような作業が『いつやる管理』です。
『やること管理』の後で『いつやる管理』へ。
生活を整えるための原則をおさえてくことをおススメいたします。
７、さいごに（これだけは絶対！）
さいごにアドバイスがあります。
結論から言うと、『リマインくん』を入れておきましょう。
理由は、生活の中でもっとも活用しているツールは『LINE』だからです。
「タスク管理帳も、スケジュール管理帳も、なんにもない・・・。あぁ～忘れてしまうぅ・・・」というような事態のときに頼りになるのが『リマインくん』です。
けっきょくのところ、どうやって「自信をもって先送りするか」ということが人生を楽に生きるための秘訣ですよね。
これは、タスクペディアの原案者でもある小鳥遊さんから学んだことです。
繰り返しになりますが、自信をもって先送りするためにも、タスク管理、スケジュール管理、リマインくん、こちらの３点セットで人生を乗り越えていきましょう。
では、アディオス・アミーゴ
国家資格：公認心理師・精神保健福祉士・社会福祉士・介護福祉士
その他：TSM（トラウマセンシティブマインドフルネス）修了・SE™プラクティショナー初級修了・TFTパートナー・ChatGPTエジソン塾1期生・整理収納アドバイザー2級 など
『努力すること』と『環境に助けてもらうこと』のバランスを研究し、自分自身の最適化を目指して精進中